Du er her

    • You are here:
    • Hjem > Om os > Vedtægt for Stadsarkivet

Vedtægt for Stadsarkivet

 

Formål

Organisation

Aflevering af arkivalier til Ballerup Stadsarkiv

Bevaring og kassation

Pligtaflevering

Stadsarkivets tilsyn med afdelingernes varetagelse af arkivmæssige hensyn

Indsamling af privat arkivmateriale

Adgang til arkivmaterialet

Tilgængelighedsregler

Adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier

Bemyndigelse og ikrafttræden

 

 

1.   Formål:

 

Ballerup Stadsarkiv har til formål:

 

1.1   at sikre bevaring af de dele af Ballerup Kommunes arkiv (politiske organer, afdelinger og institutioner), der har historisk interesse eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retslig betydning for borgere og myndigheder. (Arkivloven § 7, stk. 1).

 

1.2   at udstede generelle retningslinier for varetagelse af arkivmæssige hensyn samt bevaring og kassation i Ballerup Kommunes arkivalier under hensyntagen til arkivaliernes betydning for den lokalhistoriske forskning, og træffer herunder afgørelse om, at Ballerup Kommunes arkivalier bevares i videre omfang end den minimumsbevaring, der er fastsat af rigsarkivaren.

 

1.3   at sikre mulighed for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i Ballerup Kommunes arkiv. (Arkivloven § 7, stk. 2).

 

1.4   at yde vejledning og undervisning i arkivspørgsmål overfor de kommunale afdelinger og institutioner samt i samarbejde med Statens Arkiver at føre tilsyn med varetagelse af arkivmæssige hensyn i kommunens afdelinger og institutioner. (Arkivloven § 10).

 

1.5   at sikre bevaring af Ballerup Kommunes publikationer.

 

1.6   at indsamle og sikre bevaring af arkivalier af privat oprindelse, som er af betydning for udforskningen af Ballerup Kommunes historie.

   

1.7   at foretage undersøgelser i Stadsarkivets arkivalier og andet materiale, der indeholder oplysninger om Ballerup Kommunes historie samt at formidle denne  viden, således at kendskabet til Ballerup Kommunes historie udbredes.

 

1.8   at stille Stadsarkivets samlinger til rådighed for myndigheder og borgere efter de derom gældende tilgængelighedsregler, herunder til forskningsformål, samt at formidle kendskab til arkivets samlinger. (Arkivloven § 7, stk. 3).

 

1.9   at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalierne. (Arkivloven § 7, stk. 4).

 

 

2.    Organisation

 

2.1   Ballerup Stadsarkiv er stadsarkiv for Ballerup Kommune. På vegne af kommunalbestyrelsen varetager Stadsarkivet de i disse retningslinier nævnte opgaver.

 

2.2   Ballerup Stadsarkiv henhører politisk under Kultur- og Fritidsudvalget

En årlig beretning om arkivets virksomhed forelægges Kultur- og Fritidsudvalget. Væsentlige spørgsmål om kommunens arkivalier behandles af Økonomiudvalget.

 

2.3   Ballerup Stadsarkiv henhører administrativt og økonomisk under Kultur & Fritid. Kommunearkivfunktionen betales af Økonomi & Planlægning.

 

2.4   Ballerup Stadsarkiv ledes af en heltidsansat, universitetsuddannet stadsarkivar, (historie eller tilsvarende). Stadsarkivaren refererer til den kulturfaglige og administrative leder i Kultur & Fritid.

 

2.5   Ballerup Stadsarkiv samarbejder i spørgsmål om tilsyn med varetagelse af

arkivmæssige hensyn i kommunens afdelinger direkte med Statens Arkiver. (Arkivbekendtgørelsen § 3, stk.3).

 

 

3.   Aflevering af arkivalier til Ballerup Stadsarkiv

 

3.1   Ballerup Stadsarkiv modtager arkivalier fra alle udvalg, nævn og kommissioner nedsat af Ballerup Kommunalbestyrelse og arkivalier fra alle kommunens afdelinger og institutioner.

 

3.2   Selvejende institutioner, der modtager driftstilskud fra Ballerup Kommune, samt private firmaer, der varetager kommunale opgaver for Ballerup Kommune, skal som en del af deres aftale med Ballerup Kommune aflevere de dele af deres arkivalier, der vedrører den kommunale opgaveløsning, til Ballerup Stadsarkiv.

 

3.3   Ballerup Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner.

 

3.4   Kommunale arkivalier afleveres til Ballerup Stadsarkiv, når de er udgået af jævnlig administrativ brug, og senest når de er 20 år gamle med mindre særlige forhold taler imod det. I så tilfælde skal Stadsarkivet modtage en fortegnelse over de arkivalier, der endnu ikke er afleveret.

 

3.5   Alle afleveringer sker efter forudgående aftale med Stadsarkivet og helt efter Stadsarkivets anvisning. Arkivalierne afleveres i overskuelig og god orden, ligesom en detaljeret afleveringsfortegnelse fremsendes til godkendelse før aflevering til Stadsarkivet. Den afleverende afdeling/institution pakker alt forskriftsmæssigt i arkivæsker med anførelse af indhold og datering, som anvist af Stadsarkivet.

 

3.6   Den arkivskabende afdeling/institution skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn (Arkivloven § 8) indtil bevaringsværdige arkivalier er overdraget til Stadsarkivet. Herefter overgår ansvaret for de afleverede arkivalier til Stadsarkivet, som i henhold til arkivloven sørger for, at arkivalierne opbevares på betryggende måde, så ingen uretmæssigt kan få adgang til materialet, og at bevaringsværdige arkivalier opbevares under fysisk forsvarlige forhold, hvad angår lokaler, pakning m.v.

 

Ved arkivalier forstås såvel arkivalier på papir som IT-arkivalier og audiovisuelle arkivalier.

 

Ved ”varetagelse af arkivmæssige hensyn” forstås, at arkivalierne opbevares på betryggende måde og i en sådan orden, at der kan ekspederes i dem, og at bevaring og kassation af henholdsvis bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier umiddelbart kan foretages.

 

3.7   Ved afdelinger eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier afleveres til Ballerup Stadsarkiv, med mindre arkivalierne overføres til anden afdeling/institution. I så fald skal Stadsarkivet orienteres om dette, og der skal forinden udarbejdes en fortegnelse over de arkivalier, der overføres.

 

3.8   Udgifter i forbindelse med aflevering til Ballerup Stadsarkiv og bevaring af kommunale arkivalier (herunder også IT-arkivalier) betales af Økonomi & Planlægning.

 

3.9   Kommunale arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplys-

ninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Ballerup Stadsarkiv senest på det tidspunkt, hvor de ellers skulle være slettet i henhold til dataforskriften.

 

3.10   Afdelinger og institutioner skal aflevere bevaringsværdige elektroniske arkivalier til Ballerup Stadsarkiv i en systemuafhængig arkivversion, der skal godkendes af Ballerup Stadsarkiv. Udgifter til testning m.v. af arkivversionen betales af Økonomi & Planlægning.

 

3.11   Arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Ballerup Stadsarkiv, er kun tilgængelige efter Arkivlovens bestemmelser.

 

 

4.   Bevaring og Kassation

 

4.1   Bevaring og kassation i Ballerup Kommunes arkivalier sker i henhold til gældende lovgivning og under hensyntagen til arkivaliernes betydning for forskning i kommunens historie. Herunder træffer stadsarkivaren afgørelse om Ballerup Kommunes arkivalier skal bevares i videre omfang end den minimumsbevaring, der er fastsat af rigsarkivaren.

 

4.2   Kassation af arkivalier kan normalt kun finde sted ved eller efter aflevering til Ballerup Stadsarkiv. Efter indhentet tilladelse fra Stadsarkivet kan de enkelte afdelinger og institutioner selv foretage løbende kassation af nærmere bestemte arkivalietyper, når der ikke længere er administrativt eller retslig behov for dem.

 

4.3   Stadsarkivaren kan efter aftale med de enkelte afdelinger og institutioner udarbejde  skriftlige bestemmelser og vejledning omkring  aflevering, bevaring og kassation i afdelingens og institutionens arkivalier. 

 

4.4   Direktørerne for de enkelte afdelinger drager omsorg for, at de under deres sagsområder henhørende arkivalier opbevares på betryggende måde, og at der ikke foretages uhjemlede kassationer i arkivalierne, inden aflevering til Ballerup Stadsarkiv har fundet sted. Der udpeges arkivansvarlige kontaktpersoner, som samarbejder med Stadsarkivet ved aflevering.  

 

 

5.   Pligtaflevering

 

5.1   Ballerup Kommunes afdelinger og institutioner skal aflevere to eksemplarer af alle publikationer, tryksager og CD-er m.v., de fremstiller eller lader fremstille, til Ballerup Stadsarkiv til opbevaring her samt yderligere to eksemplarer, hvis der skal ske aflevering til Det Kongelige Bibliotek/Statsbiblioteket i henhold til Pligtafleveringsloven. Publikationerne skal afleveres til Stadsarkivet senest 1 måned efter publikationens udstedelse. Stadsarkivet sørger for den videre forsendelse til Det Kgl. Bibliotek.

 

5.2   Afdelinger og institutioner har oplysningspligt til Stadsarkivet om publicering af elektroniske publikationer på Ballerup Kommunes hjemmeside. Stadsarkivet skal orienteres samtidig med publiceringen på nettet.

 

 

6.  Stadsarkivets tilsyn med afdelingernes varetagelse af arkivmæssige hensyn. 

 

6.1   Ballerup Stadsarkiv udsteder retningslinier for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Ballerup Kommune, herunder også aflevering, bevaring og kassation og foranstalter instruktion af kommunens personale heri.

 

6.2   Hver afdeling udpeger en arkivansvarlig, der sikrer, at arkivmæssige hensyn bliver overholdt, og at bevaringsværdige arkivalier afleveres til Stadsarkivet.

 

6.3   Afdelingernes tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn skal af Ballerup Stadsarkiv indberettes til vedkommende afdelings direktør. Væsentlige tilsidesættelser af Arkivlovens bestemmelser indberettes til Økonomiudvalget.

 

 

7.   Indsamling af privat arkivmateriale

 

7.1   Ballerup Stadsarkiv indsamler arkivmateriale af privat proveniens af væsentlig betydning for udforskningen af Ballerup Kommunes historie. Dette omfatter bl.a. lokale foreningsarkiver, erhvervsarkiver, personarkiver, interviews, fotografier, film og video, herunder også arkivalier af den art, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger.

 

7.2   Det indsamlede ikke-kommunale arkivmateriale betragtes efter aflevering til Ballerup Stadsarkiv som offentlig eje. Der kan i særlige tilfælde træffes aftale med stadsarkivaren om deponering af privat arkivmateriale i Ballerup Stadsarkiv. 

 

 

8.   Adgang til arkivmaterialet

 

8.1   Ballerup Stadsarkiv sørger for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed for publikum på Stadsarkivets læsesal og for den kommunale administration til tjenstlig brug.

 

8.2   Ballerup Stadsarkiv har fast åbningstid, hvor kommunens borgere, forskere og andre interesserede kan benytte de offentligt tilgængelige dele af Stadsarkivets samlinger på stedet og få faglig vejledning af stadsarkivets personale.

 

8.3   Undtagelsesvis kan arkivmateriale i Stadsarkivet udlånes til benyttelse på offentlige læsesale, der er godkendt af Stadsarkivet.

 

 

9.   Tilgængelighedsregler

 

9.1   Arkivalier, der er skabt af Ballerup Kommune, er tilgængelige, når arkivalierne er 20 år gamle.

 

9.2   Den afleverende afdeling/institution kan, når særlige forhold taler for det, fastsætte en længere tilgængelighedsfrist på højst 60 år efter aftale med Stadsarkivet.

 

9.3   Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold, er tilgængelige, når de er 75 år.

 

9.4   Ballerup Stadsarkiv drager omsorg for, at arkiverede personoplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne og saglige formål herunder historiske, statistiske eller andre videnskabelige formål.

 

9.5   Arkivalier, der indeholder kommunens brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, er tilgængelige, når de er 50 år.

 

9.6   Arkivalier, der omfatter materiale, der er tilvejebragt som grundlag for udarbejdelsen af offentlig statistik, er tilgængelige, når de er 50 år gamle.

 

 

10.   Adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier

 

10.1   Ballerup Kommunalbestyrelse kan i konkrete tilfælde for de kommunale arkivaliers vedkommende meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen.

 

10.2   Ballerup Kommunalbestyrelse har uddelegeret dispensationsmyndigheden til Stadsarkivaren, men ved sager om aktindsigt afgøres dispensationen af Juridiske konsulenter. 

 

10.3   I forbindelse med ansøgning om tilladelse skal formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til, oplyses.

 

10.4   En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt kommunalt arkivmateriale i Ballerup Stadsarkiv skal besvares inden 15 dage.

 

10.5   En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der stadig beror i afdelingen/institutionen, skal være besvaret inden 30 dage.

 

10.6   Stadsarkivaren kan i konkrete tilfælde, og om fornødent efter aftale med giveren, meddele tilladelse til benyttelse af ikke-kommunalt arkivmateriale inden udløbet af tilgængelighedsfristen.

 

 

11.   Bemyndigelse og ikrafttræden

 

11.1   Retningslinierne godkendes af kommunalbestyrelsen, der bemyndiger Økonomiudvalget til at ændre nærværende retningslinier i fornødent omfang.

 

11.2   Nærværende retningslinier er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 27. marts 2006 og erstatter ”Overordnede retningslinier for kassation og bevaring i Ballerup Kommunes arkiver af 1. januar 1986.”