IT-arkivering

Digital arkivering

Hvad arkiverer man?

Hvornår arkiveres systemerne.

Forholdet mellem Persondataloven og Arkivloven?

Hvad er forskellen på sletning og kassation?

Hvad er Bevaring og Kassation?

Hvad er en arkiveringsversion?

 

Digital arkivering

Langt hovedparten af alle sager og dokumenter, der produceres i kommunen i dag, gemmes i SBSYS, kommunens ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem). Der findes dog også mange fagsystemer, som bruges mere specifickt.

For at kunne dokumentere Kommunens virke, og bevare dokumentationen for eftertiden blev det med Arkivloven af 2002 lovpligtigt at arkivere data fra offentlige IT-systemer.

Hvad arkiverer man?

Man gemmer ikke alt, men primært data fra systemer, som indeholder personoplysninger. Det, der skal bevares, er beskrevet i bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 (gælder frem til 31/12-2006), og Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august  (gælder fra 1/1-2007).

Det er stadsarkivets opgave at vurdere, om de enkelte systemer er bevaringsværdige ud fra disse.


Hvornår arkiveres systemerne.

Man arkiverer et It-system, når:

  1. Systemet går ud af brug.
  2. Arkivmæssige hensyn kræver det, fordi der fx er risiko for, at man ikke senere kan komme til at arkivere det.
  3. Der skal ske sletning af data i systemet i henhold til persondataloven.

Oftest vil det være det sidste, som sætter gang i en arkivering.

Forholdet mellem Persondataloven og Arkivloven?

Persondataloven og Arkivloven påvirker begge data skabt af den kommunale forvaltning. Persondataloven har til formål at beskytte borgerne mod, at myndighederne til tid og evighed ligger inde med oplysninger om dem.

Arkivlovens formål er at bevare oplysninger for eftertiden. Arkivloven opfattes dog som særlovgivning i forhold til Persondataloven, hvilket betyder at data skal arkiveres(overføres fra administrativt brug til arkiv), før de bliver slettet fra administrativt brug.

Ballerup Stadsarkiv er i arkivhenseende som en myndighed, der er adskilt fra de kommunale centre. Er der først arkiveret og slettet personfølsomt data fra et kommunalt IT-system, har den kommunale forvaltning altså ikke adgang til oplysningerne. Vil de have adgang til de arkiverede oplysninger, må de derfor søge adgang via arkivet og Datatilsynet.

Hvad er forskellen på sletning og kassation?

Sletning foregår fra det administrative niveau (oplysningerne i IT-systemerne, som kommunens sagsbehandlere kan se), mens kassation foregår på arkiv-niveau.

Hvad er Bevaring og Kassation?

Inden data fra Kommunens IT-systemer bliver slettet fra administrativt niveau, tager stadsarkivaren stilling til om data skal bevares i Stadsarkivet eller kasseres.

Hvis Stadsarkivaren vurdere at data skal bevares, overføres data i form af en arkiveringsversion til Stadsarkivet, før data slettes fra administrativt brug..

Hvis Stadsarkivaren vurderer at data skal kasseres, vil data ikke blive opbevaret på stadsarkivet, og det vil ikke kunne genfindes efter det er slettet fra administrivt brug.

Det er altid Ballerup Stadsarkiv der vurderer om data fra IT-systemerne skal bevares eller kasseres i henhold til gældende lovgivning.

Hvad er en arkiveringsversion?

En arkiveringsversion er et udtræk af de data, der ligger i et IT-system, der skal bevares.

I stedet for at gemme selve IT-systemet, gemmer man kun data fra IT-systemet. Dette gøres i en systemuafhængig arkiveringsversion. På den måde kan man i fremtiden komme til data, selv om man ikke har IT-systemet.   

 

IT-Arkivalier

IT-arkivering er arkivering af alt bevaringsværdigt data som skabes i IT-systemer.

Lovgivning

Alt datamateriale skabt i de kommunale centre reguleres af arkivloven, med tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer.

Papir arkivalier

Alt papirmateriale, som er skabt i den offentlige forvaltning, er omfattet af Arkivlovgivningen.